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Si en algo se caracteriza la función publica en Venezuela, es en los largos tiempos y en los altos costos que esta genera. La implementación de nuevas tecnologías en la Administración Publica fácilmente podría corregir estos defectos del Estado, trayendo beneficios tanto para él como para el Administrado. Evolucionar, ese es el paso a seguir.

En la legislación Venezolana, a diferencia de otras, la función Notarial no recae sobre un único individuo, sino sobre una oficina pública, la cual está compuesta por un Notario (de libre remoción) y un Jefe de Revisión (de libre remoción), además de un personal administrativo interno.

Todo documento que deba ser autenticado, debe pasar por un proceso de revisión, el cual está sujeto a los criterios de un revisor; posteriormente deben cancelarse unos aranceles ante una institución financiera del Estado, para luego proceder a introducir el documento, el cual será procesado en un lapso máximo de tres (3) días para su firma y respectiva autenticación. En lo que respecta a la función Inmobiliaria, el procedimiento es el mismo, salvo que en la etapa de revisión debe verificarse el origen y tracto legal del inmueble.

Tras haber explicado el funcionamiento del proceso Notarial en Venezuela, podemos concluir que este es el claro ejemplo del no aprovechamiento de las nuevas tecnologías por parte del sector público, tecnologías que bien aplicadas solo generarían beneficios al Estado y al usuario.

¿Pero cuál fue la intención del Ejecutivo Venezolano al decretar la Ley de Registro Público y Notariado? En su exposición de motivos claramente expresa:

“Con la Constitución Bolivariana se abre un camino para modernizar las instituciones del sector público y esa apertura nos ofrece todas las posibilidades de adaptación del ordenamiento jurídico a los notables cambios de hoy, entre ellas el acceso a las nuevas tecnologías para alcanzar la automatización. Esto significa darle prioridad a la seguridad jurídica en aquellos espacios institucionales que requieren con urgencia cambios profundos en el orden estructural, político, económico y social.”

Al leer esto cualquier entusiasta del e-goverment diría que es una ley de avanzada, ya que toma como elemento motivacional a las nuevas tecnologías y así a través de éstas garantizar una seguridad jurídica.

Lamentablemente, si en algún sector se puede evidenciar el poco e incorrecto uso de las tecnologías es en el sector público, quien teniendo legislaciones con conceptos y principios a favor de su uso, se empeña en arraigarse a sistemas analógicos, como la planilla de pago y el timbre fiscal.

Es por ello que se propone en este análisis, la aplicación de las leyes vigentes en pro de que el Estado busque prestar un servicio, como lo es la Función Notarial, bajo unos esquemas que generarán un efectivo cumplimiento al Principio de Celeridad.

Señala el artículo Artículo 2 del Decreto con Rango de Ley de Registro Público y Notariado:

“Este Decreto Ley tiene como finalidad garantizar la seguridad jurídica, la libertad contractual y el principio de legalidad de los actos o negocios jurídicos, bienes y derechos reales, mediante la automatización progresiva de sus procesos registrales y notariales.

Para el cumplimiento de las funciones registrales y notariales, de las formalidades y solemnidades de los actos o negocios jurídicos, podrán aplicarse los mecanismos y la utilización de los medios electrónicos consagrados en la ley.”

Adicionalmente, en su artículo Artículo 5 recuerda la existencia y la importancia de la Firma Electrónica:

“La firma electrónica de los Registradores y Notarios tendrá la misma validez y eficacia probatoria que la ley otorga a la firma autógrafa.”

Si estamos ante una legislación que ordena desde su motiva a implementar el uso de las tecnologías en la función publica y adicionalmente reconoce al firma electrónica como instrumento perfeccionador de voluntades, ¿por qué no se aprovechan estos medios para implementar un sistema automatizado de atención al administrado?

Unas de la propuestas para el mejoramiento de la Función Notarial, seria la de presentar los documentos a autenticar de manera electrónica a través del uso de e-mail. Cada Notaria Pública debería poseer una página web donde el usuario deba registrarse, obteniendo así un ID que permita acreditar su identidad como user. Posteriormente la notaria recibiría el documento y procedería a realizar la respectiva revisión. Si el documento posee observaciones de fondo y/o de forma, el funcionario puede enviar estas al usuario para su corrección y en aquellos casos donde se cumplan los requisitos de ley, informar el visto bueno del escrito.

Con lo que respecta al otorgamiento o autenticación del documento, debemos recordar que nuestra legislación otorga eficacia a la firma electrónica. Bastaría entonces que las partes otorgantes del documento, una vez revisado este por la Notaria, firmaran digitalmente el escrito, enviándolo de nuevo al funcionario competente, quien verificaría que el documento signado de manera digital sea el aprobado en la revisión, para luego ser firmado electrónicamente por el Notario, quedando así perfeccionada la autenticación del documento, sin que ninguna de las partes tuviera que hacer presencia física ante una oficina pública que por lo general esta sobresaturada.

Todo este proceso puede reducir efectivamente los tiempos de espera, los costos por papel, tóner, impresoras, electricidad, personal, etc. y el Administrado obtendría un servicio eficaz y rápido.

Concluimos que no solo basta que el Derecho encuentre las formas de regular las Nuevas Tecnologías, ni que la ley tipifique el uso de las mismas; es necesario cambiar la forma de pensar de la Administración Pública, quien ha demostrado ser incapaz de prestar un servicio aprovechando las tecnologías vigentes. El siguiente paso no es digitalizar el proceso, es desmaterializarlo.

Cualquier Joven no mayor a 15 años podría llegar a preguntarse en una de las muchas colas que los Venezolanos hacemos ante organismos públicos, si sería factible hacer el mismo trámite por Internet, y por este simple hecho no debemos pensar que estamos en presencia de un Niño Genio, Prodigio, Indigo o Post Modernista, sencillamente debemos reflexionar y aceptar que estamos en presencia de una persona vigente, educada y tecnológicamente alfabetizada.

Imaginemos que nos trasladamos a tramitar una cédula de identidad. Lo primero es pagar unos aranceles en un Banco previamente designado, luego llevar una copia de la partida de nacimiento, una carta de residencia, timbres fiscales y todo esto previa cola no menor a una hora, salvo que amanezcamos en la puerta de entrada de la institución. Lo mismo pasa para tramitar licencias de conducir, revisiones de vehículos, tramites de pasaportes, cadivi, patentes, solvencias municipales entre otros. ¿Seria muy difícil diseñar e implementar una base de datos nacional?, los Bancos e Instituciones Financieras, así como las compañías de Seguro lo han hecho y desde hace mucho tiempo. ¿Seria muy difícil colocar en estas instituciones puntos de venta electrónicos para que la gente pudiera cancelar con sus tarjetas de débito los aranceles sin necesidad de correr el riesgo de trasladarse con altas cantidades de dinero?, todo el sector comercial del país lo hace. ¿Sería descabellado pensar en que si todos los organismos migraren su data a formato electrónico y lo pusieran a disposición de los demás entes estatales, se ahorraría tiempo y dinero al momento de formalizar los recaudos?. Imaginemos una base de datos con todas las cédulas en formato digital y así evitarnos la molestia de la muy famosa copia fotostática de dicha identificación.

Todas estas hipótesis deberían ser consideradas por nuestros gobernantes, pues no estamos hablando de casos imposibles ni insólitos, estamos hablando de realidades en sociedades como la europea y estadounidense, donde lograron en cierta época evolucionar a los tramites por correo y posteriormente adaptarlos a las nuevas tecnologías. Ahora bien, debemos también aclarar que en Venezuela han existido intentos en lo que respecta a esta materia, por ejemplo el pago de determinados impuestos a través de paginas web, la solicitud de citas para tramitar pasaportes el cual se encuentra vigente, así como la solicitud de divisas ante cadivi, pero todos estos tramites aun exigen presencia física de la persona y de recaudos, recaudos por cierto que la administración publica posee pero aun así nos los requieren cada vez.

Actualmente existen diversas normas en nuestra legislación que nos ayudarían transformar esta utopía romántica en una realidad, como es el caso de la Ley de Simplificación de Tramites Administrativos, la cual exige a todo organismo público a requerir y prestar información de los ciudadanos a cualquier otro ente que lo necesite. Asimismo poseemos una Ley de Certificación de Datos y Mensajes Electrónicos, la cual establece los medios para definir y certificar la identidad y autenticidad electrónica, lo que nos permitiría otorgar documentos públicos por medio digital, garantizando tanto la integridad como la autenticidad de los mismos. Obviamente ambas leyes no se aplican actualmente.

La razón de este problema es sencillo, no contamos con administradores o gerentes efectivos, contamos con políticos tecnológicamente analfabetas, contamos con funcionarios públicos que no poseen ni la capacidad ni el interés de implementar el uso de nuevas tecnologías en las funciones diarias de la administración pública, estamos en un país donde la emigración de jóvenes capacitados para esta materia es alta, pues afuera estos cambios están ocurriendo y requieren de tecnólogos, estamos quedándonos atrás. No basta con hacer un sistema de solicitud de citas, ni la elaboración de paginas web, hace falta mucho más que eso, hace falta una base de datos real de cédulas, de registro de vehículos, de antecedentes penales, de digitalización de documentos públicos y judiciales y principalmente, mejorar y educar al personal de nuestras instituciones, que a duras penas tiene el conocimiento básico para utilizar un simple procesador de texto.

O alfabetizamos a nuestras instituciones y empleados o la ineficiencia se extenderá con el pasar del tiempo, volviendo mas tedioso aun, por no decir imposible, los tramites públicos y motivando una tecnófobia que hoy en día no nos podemos permitir, si queremos estar a la par con este mundo globalizado del siglo XXI.

Articulo Publicado en:
A Través de Venezuela
Analitica.com
Minuto59
Enfoque Regional

1. Enmiendas. El Tratado de Reforma acordado contiene las enmiendas a los dos únicos tratados que conservará la Unión: el "Tratado de la Unión Europea" y el "Tratado sobre el funcionamiento de la UE".
2. Presidente. Crea la figura de un presidente estable de la Unión elegido por un período de dos años y medio, renovable una vez.
3. Alto Representante. Crea el nuevo cargo de Alto Representante de la Unión para Asuntos Exteriores y la Política de Seguridad, que será al mismo tiempo vicepresidente de la Comisión Europea y tendrá a sus órdenes un servicio de acción exterior.
4. Nuevo sistema. Instaura un nuevo sistema para el cálculo de la mayoría cualificada en la toma de decisiones. La "doble mayoría" se aplaza, no obstante, hasta el 1 de noviembre de 2014 para satisfacer a Polonia, país que obtiene otras garantías.
5. Adiós al veto. Desaparece el veto en 40 ámbitos de acción suplementarios, incluidos el asilo, la inmigración y la cooperación policial y judicial.
6. Reducción. El tamaño de la Comisión Europea se reducirá de los 27 actuales a un máximo de dos tercios del número de estados miembros, a partir de 2014.
7. Codecisión. Aumenta extraordinario del poder de codecisión o colegislación del Parlamento Europeo.
8. Carácter vinculante. La Carta Europea de Derechos Fundamentales, que ocupaba toda la parte II del Tratado constitucional, no figurará en el nuevo documento, pero éste incluirá una mención que señalará su carácter vinculante.
9. Restricciones. El Reino Unido obtiene importantes aclaraciones y restricciones en la aplicación de la Carta a su territorio, lo mismo que Polonia.
10. Parlamentos. Mayor papel de los Parlamentos nacionales.
11. Ciudadanos. Reconocimiento de la iniciativa popular: un millón de ciudadanos pueden pedir a la Comisión que proponga una medida legislativa.
12. Personalidad. La Unión Europea tendrá personalidad jurídica única.
13. Abandono. Se reconoce la posibilidad de los estados de abandonar la Unión.
14. Cooperación. Nuevo mecanismo automático de colaboración reforzada en la cooperación policial y judicial en materia penal.