La Revista de la Red Iberoamericana de Derecho Informático ha publicado su ejemplar Nro. 2, donde se encuentra el articulo “La Desmaterialización de la Función Notarial en Venezuela” del Dr. Rafael M. Martinez.

A continuación publicamos el articulo. Asimismo, si se desea descargar la revista se puede hacer desde aquí.

 

Si en algo se caracteriza la función publica en Venezuela, es en los largos tiempos y en los altos costos que esta genera. La implementación de nuevas tecnologías en la Administración Publica fácilmente podría corregir estos defectos del Estado, trayendo beneficios tanto para él como para el Administrado. Evolucionar, ese es el paso a seguir.

En la legislación Venezolana, a diferencia de otras, la función Notarial no recae sobre un único individuo, sino sobre una oficina pública, la cual está compuesta por un Notario (de libre remoción) y un Jefe de Revisión (de libre remoción), además de un personal administrativo interno.

Todo documento que deba ser autenticado, debe pasar por un proceso de revisión, el cual está sujeto a los criterios de un revisor; posteriormente deben cancelarse unos aranceles ante una institución financiera del Estado, para luego proceder a introducir el documento, el cual será procesado en un lapso máximo de tres (3) días para su firma y respectiva autenticación. En lo que respecta a la función Inmobiliaria, el procedimiento es el mismo, salvo que en la etapa de revisión debe verificarse el origen y tracto legal del inmueble.

Tras haber explicado el funcionamiento del proceso Notarial en Venezuela, podemos concluir que este es el claro ejemplo del no aprovechamiento de las nuevas tecnologías por parte del sector público, tecnologías que bien aplicadas solo generarían beneficios al Estado y al usuario.

¿Pero cuál fue la intención del Ejecutivo Venezolano al decretar la Ley de Registro Público y Notariado? En su exposición de motivos claramente expresa:

“Con la Constitución Bolivariana se abre un camino para modernizar las instituciones del sector público y esa apertura nos ofrece todas las posibilidades de adaptación del ordenamiento jurídico a los notables cambios de hoy, entre ellas el acceso a las nuevas tecnologías para alcanzar la automatización. Esto significa darle prioridad a la seguridad jurídica en aquellos espacios institucionales que requieren con urgencia cambios profundos en el orden estructural, político, económico y social.”

Al leer esto cualquier entusiasta del e-goverment diría que es una ley de avanzada, ya que toma como elemento motivacional a las nuevas tecnologías y así a través de éstas garantizar una seguridad jurídica.

Lamentablemente, si en algún sector se puede evidenciar el poco e incorrecto uso de las tecnologías es en el sector público, quien teniendo legislaciones con conceptos y principios a favor de su uso, se empeña en arraigarse a sistemas analógicos, como la planilla de pago y el timbre fiscal.

Es por ello que se propone en este análisis, la aplicación de las leyes vigentes en pro de que el Estado busque prestar un servicio, como lo es la Función Notarial, bajo unos esquemas que generarán un efectivo cumplimiento al Principio de Celeridad.

Señala el artículo Artículo 2 del Decreto con Rango de Ley de Registro Público y Notariado:

“Este Decreto Ley tiene como finalidad garantizar la seguridad jurídica, la libertad contractual y el principio de legalidad de los actos o negocios jurídicos, bienes y derechos reales, mediante la automatización progresiva de sus procesos registrales y notariales.

Para el cumplimiento de las funciones registrales y notariales, de las formalidades y solemnidades de los actos o negocios jurídicos, podrán aplicarse los mecanismos y la utilización de los medios electrónicos consagrados en la ley.”

Adicionalmente, en su artículo Artículo 5 recuerda la existencia y la importancia de la Firma Electrónica:

“La firma electrónica de los Registradores y Notarios tendrá la misma validez y eficacia probatoria que la ley otorga a la firma autógrafa.”

Si estamos ante una legislación que ordena desde su motiva a implementar el uso de las tecnologías en la función publica y adicionalmente reconoce al firma electrónica como instrumento perfeccionador de voluntades, ¿por qué no se aprovechan estos medios para implementar un sistema automatizado de atención al administrado?

Unas de la propuestas para el mejoramiento de la Función Notarial, seria la de presentar los documentos a autenticar de manera electrónica a través del uso de e-mail. Cada Notaria Pública debería poseer una página web donde el usuario deba registrarse, obteniendo así un ID que permita acreditar su identidad como user. Posteriormente la notaria recibiría el documento y procedería a realizar la respectiva revisión. Si el documento posee observaciones de fondo y/o de forma, el funcionario puede enviar estas al usuario para su corrección y en aquellos casos donde se cumplan los requisitos de ley, informar el visto bueno del escrito.

Con lo que respecta al otorgamiento o autenticación del documento, debemos recordar que nuestra legislación otorga eficacia a la firma electrónica. Bastaría entonces que las partes otorgantes del documento, una vez revisado este por la Notaria, firmaran digitalmente el escrito, enviándolo de nuevo al funcionario competente, quien verificaría que el documento signado de manera digital sea el aprobado en la revisión, para luego ser firmado electrónicamente por el Notario, quedando así perfeccionada la autenticación del documento, sin que ninguna de las partes tuviera que hacer presencia física ante una oficina pública que por lo general esta sobresaturada.

Todo este proceso puede reducir efectivamente los tiempos de espera, los costos por papel, tóner, impresoras, electricidad, personal, etc. y el Administrado obtendría un servicio eficaz y rápido.

Concluimos que no solo basta que el Derecho encuentre las formas de regular las Nuevas Tecnologías, ni que la ley tipifique el uso de las mismas; es necesario cambiar la forma de pensar de la Administración Pública, quien ha demostrado ser incapaz de prestar un servicio aprovechando las tecnologías vigentes. El siguiente paso no es digitalizar el proceso, es desmaterializarlo.